Делопроизводство , документационное обеспечение управления сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами — с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией В которой фиксируются все важнейшие управленческие решения. Национальный стандарт ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины - определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами.

Недавно был принят национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования» document определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная, сохраняемая предприятием или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Делопроизводство или система документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности/полномочий по управлению документами; установление/распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий. Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Согласно положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо - деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон; документировать текущие или будущие научно-исследовательские/ опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки или достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное, социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

У документа есть разные функции: управленческая, информационная, социальная, коммуникативная, культурная, правовая, учетная функция, плюс функция исторического источника. Последнее время наряду с управленческой функцией, важнейшую роль начинает приобретать информационная функция, которая относится к делопроизводству. Не случайно вместо термина ДОУ нередко употребляется новое словосочетание — «инф. документационное обеспечение» или делопроизводство, подчеркивающее значение документации для компьютеризованного общества. Комплексные задачи, возникающие при практической разработке проектов автоматизированных систем документирования, обработке документов или электронных архивов предприятий, требуют создания единой информационно-документальной базы организации. К специалистам, решающим столь сложные задачи, предъявляются очень высокие требования. Наряду с хорошим знанием традиционного бумажного делопроизводства современные специалисты области документационного обеспечения управления должны владеть современными компьютерными технологиями, разбираться в технических средствах, позволяющих решить поставленные задачи, быть специалистами по организации всех информационных ресурсов государственного или коммерческого предприятия (очень хорошие знание основ делопроизводства.

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации(знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение — это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека, вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях/ на предприятиях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо а так же любой другой документ...).

Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.

Поэтому вполне логично можно прийти к выводу, что самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Иными словами делопроизводство, делопроизводство и ещё раз делопроизводство!

Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей/исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства. Канцелярия, секретариат, кадровая служба, архивариусы, делопроизводители, менеджеры по персоналу, табельщики - все сотрудники, которые работают в сфере делопроизводства.

Делопроизводство - это термин, используемый в конторской практике для набора правил работы с документами. Бывают системы документооборота, которые настраиваются на правила делопроизводства. Есть системы, которые изначально ставят своей целью выполнение именно этих правил и содержат более общие функции в достаточной мере, чтобы их назвали системами документооборота...

Документооборот стал неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации. Определение документообороту можно дать основываясь на самом названии: Документооборот - это движение (оборот) документов, как внутри организации, так и между организациями, сотрудничающих между собой по каким-либо вопросам или в какой-либо сфере. Понятие документооборота достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документооборота в любой организации включает в себя целые подразделения и службы (в деятельности любого предприятия в обязательном порядке используются финансовые, распорядительные, административные и т.п. документы).

Основные задачи системы документооборота

Системы документооборота нужны, чтобы решать конкретные задачи, стоящие перед организацией. Здесь приведен список часто встречающихся задач.

1. Поддержка качественного накопления.
2. Обеспечение эффективного управления.
3. Прозрачность деятельности организации.
4. Контроль деятельности предприятия.
5. Кадровая гибкость.
6. Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.
7. Формализации деятельности работников.
8. Управление и доступ к информации.
9. Оптимизация процессов.
10. Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.
11. Автоматизация механизма их выполнения и контроля

4 совета, чтобы держать ваш сайт впереди в 2012 году

Конечно, наличие веб-сайта для вашего бизнеса является практической необходимостью: привлечь чистый-серфинга пользователей в свой продукт или услугу.  Ничто так не убивает онлайн посещаемость, как плохо разработаный или резко устаревший веб-сайт. Сухие и скучные стандартные шаблоны, пустые страницы и инвазивные виджеты ничего, кроме вреда стилю страницы и вред компании не приносит.

 2012 год объявить новую волну инновационных веб-технологий и дизайна, и страница, которая остается в ногу с этими тенденциями будет в состоянии  привлечь интерес. Более того, тенденция показывает, что хорошо сделаный  сайт к концу года будет иметь хорошую репутацию . ЗАПОМНИТЕ эти советы в виду того, когда вы очистите сайт вашей компании, и встаните на опережение на новый год.

1. Не бойтесь быть смелыми
2. Используйте HTML5 ... с осторожностью
3. Cut the Fat
4. Галстук в социальных медиа - интеллектуальное

Метафорическое влияние, как эффективный инструмент мотивации

Часто мы не можем или не хотим напрямую критиковать человека, давать жесткие установки или четко говорит ему, что именно необходимо сделать. На то есть много причин. Мы можем бояться обидеть человека, напрямую указав ему на какой-то недостаток, или ВЫЗВАТЬ обратную реакцию упрямство из-за чрезмерного давления. Прямой путь к цели не всегда самый оптимальный. Чтобы быстрее и эффективнее прийти к цели, можно использовать другой подход к людям. Он называется «метафорическое влияние».

Метафорическое влияние является одним из очень эффективных и универсальных способов воздействия на человека и его мотивацию. Метафорическое влияние позволяет нам построить ситуацию таким образом, что человек самостоятельно приходит к нужном нам выводу. Именно это является основой успешного применения данного подхода: человек гораздо легче и проще принимает то, что он сам придумал, в этой ситуации не возникает протеста и сопротивления.

 Как же строится и осуществляется метафорическое влияние?
Моделируется ситуация, сходная с той, в которой мы хотим оказать воздействие на человека.
 Пример: мы хотим побудить человека принять определенное решение в ситуации, когда он сомневается. Мы Рассказываем ему о двух людях, оказавшихся в сходной ситуации, когда было трудно принять решение.

Демонстрируется «правильный» или «неправильный» сценарий действий.
 Пример: мы Рассказываем о том, на чем основывался тот наш персонаж, когда принимал решение, как он его принимал.

Демонстрируется результат действий (привлекательный для сотрудника или, наоборот, Чрезвычайно неприемлемы).
Пример: принятое решение позволило человеку получить, например, возможности карьерного роста или какой-то другой выигрыш, соответствующий его мотиваторам.

Сотруднику предоставляется возможность самому сделать вывод.
Пример: в нашей ситуации, Рассказав о том выигрыше, который получил другой человек, мы ставим точку.
 Почему метафорическое влияние по праву Считается эффективным способом воздействия на людей? На это есть несколько основных взглядов:
Человек склонен проецировать (то есть перекладывать на себя, примеривать к себе) свой ​​опыт, свою жизнь, поступки и действия на других людей, особенно если ситуации человека и героя рассказа в чем-то сходны. Если вы вчера случайно купили лотерейный билет, а сегодня услышали, что коллега впервые в жизни сыграл в азартную игру и выиграл, вы с большой вероятностью подумаете, что и вам может повезти. Если девушка поступает в технический вуз и слышит о том, что почти все студентки успешно выходят замуж за своих однокурсников, так как мужчин больше, чем женщин, то она перестанет сильно беспокоиться о своем будущем замужества, примерив эту ситуацию к себе.

Человеку гораздо проще воспринять негативную информацию (а она вполне может содержаться в метафорической истории) абстрактно, а не применительно к себе.

Человек всегда гораздо легче соглашается и с большим удовольствием внедряет то, что сам придумал, а метафорическая история дает ему такую ​​свободу.

Метафорическая история позволяет избежать прямых обещаний или прямой критики, что в ряде случаев очень важно.
 Есть несколько правил, которые помогают сделать метафорические истории более эффективным средством влияния :
 История должна быть сходна с ситуацией того человека, на которого мы хотим оказать влияние (иначе НЕ произойдет явления проекции), но не абсолютно тождественна (тогда возникает элемент сомнения и недоверия).
История должна иметь четкую модель (сценарий) позитивных / негативных действий.
История должна быть умеренной по объему и понятной, иначе теряется ясность и четкость восприятия.
История должна быть достаточно яркой и запоминающейся.
История должна включатся в разговор как бы невзначай, по ходу дела, то есть нужны связки.
Обязательно: вывод должен делать слушатель, а не рассказчик, иначе мы снижаем мотивацию слушателя реализовывать выводы, сделанные им самим.

 Рассмотрим технологию моделирования метафорических историй на конкретном примере. В ходе интервью с кандидатом на работу мы понимаем, что перспективы роста и развития в компании для него очень важны, тем не менее мы имеем возможность предложить ему только рядовую позицию. Итак, технология шаг за шагом:
Моделируется ситуация, сходная с той, в которой мы хотим оказать воздействие на сотрудника. - Хотела бы немного познакомить вас с особенностями нашей компании. Еще один интересный факт: весь топ-менеджмент нашей компании в области продаж - люди, Которые приходили на рядовые позиции. 

Демонстрируется «правильный» или «неправильный» сценарий действий. - Они быстро добивались хороших результатов, проявляли лидерские качества .

Демонстрируется результат действий (привлекательный для сотрудника или, наоборот, совсем неприемлемы). - А затем они постепенно проходили ступени карьерного роста, в итоги стали тем, кем стали. Причем это НЕ предел: большинство топ-менеджеров за рубежом прошли такой же путь, причем многие получили возможности переезда ради карьерного роста.

Сотруднику предоставляется возможность самому сделать вывод.

 Метафорическое влияние может быть использовано для мотивации, для скрытой критики (она является часто более мягкой и лучше воспринимается человеком), для побуждения к каким-либо действиям.

 Очень интересное исследование было проведено несколько лет назад. Его целью было установление взаимосвязи легенд, мифов и сказок народов с менталитетом нации. Интересно, что взаимосвязь прослеживалась очень четко. Мировосприятия и мировоззрение ребенка формируется во многом именно на основе тех сказок , легенд и мифов, Которые он слышит. Для взрослого человека подобную роль выполняют средства массовой информации, Которые предлагают нам то или иные модели успеха, Рассказывая в двух людях.

 Далее вам предоставляется возможность прочитать несколько пересказов известных сказок и определить для себя, какую мысль доносить тот или иной вариант изложения.

Задание

 Перед вами несколько пересказов известных сказок. Представьте себе, что это Метафорические истории. С какой целью рассказана каждая из них?
 Жили-были Три поросенка. Все они жили вместе и не были здоровы, счастливы и довольны. Решили они построить себе каждый Отдельный домик. Первый брат построил дом из соломы, второй - из хвороста, а третий - каменный дом. Вышел на охоту волк. Он погнался за первым братом, а когда тот укрылся в своем домике, повеяло ветром, и домик разрушился. Побежали поросенок к своему брату, спрятались они в домик из хвороста, но и его волк легко разрушил. Пришлось им бежать к третьему поросенку, все вместе спрятались они от волка в каменном доме, и не смог волк ничего поделать.

 Три брата-поросенка решивших построить каждый свой домик. Один из них поленился и построил домик из соломы, который волк легко разрушил. Пришлось поросенкам спасаться в домике у среднего брата. Но тот тоже поспешил и поленился и построил домик из хвороста, которы

Три поросенка построил каждый свой домик, кто-то лучше, каменный, кто-то хуже, соломенный. Но волку не удалось съесть никого из них, даже тех, чьи домики он смог разрушить, потому что все они помогали друг другу и стояли горой друг за друга.

Автор (ы): Сергей Корнеев, журнал "Сети & Бизнес" (№ 2, 2011)

Типология "знающий- незнающий покупатель"

Естественно, степень знания предмета покупки у покупателей различна, в соответствии с этим интуитивный продавец и настоящий профессионал будет корректировать презентация товара и сам процесс продаж.

Клиент, хорошо знающий товар, задает вопросы по существу, разбирается в тонкостях. Разговорись с таким клиентом легко, только когда сам продавец отлично разбирается в продаваемых товарах. Общаясь с ним, следует активно, пользоваться специальной терминологией, отвечать на вопросы кратко, по существу. Меньше давать советов и не навязывать свое мнение. Ответить на их квалифицированные вопросы неточно – значит сразу потерять доверие.

Продавцу недопустимо подвергать критике суждения, вступать в пререкания с не разбирающимся в товаре клиентом. Следует ограничиться уточнением цели покупки, дать подробные советы, рекомендации, объяснить преимущества, правила эксплуатации ит.д. недопустимо при общении с не разбирающимся в товаре клиентом продать ему не то, что он хочет.

Недопустимо оценивать платежеспособность и «перспективность» клиента только по стоимостной характеристике его одежды или аксессуаров. Для небогатого человека солидная покупка – событие неординарное. Задача продавца в том, чтобы посещение магазина превратить для такого клиента в настоящий праздник, рассеять его сомнения, поддержать.

Общие принципы общения с покупателями следует применять в различных вариантах и комбинациях в зависимости от типа покупателя. Помните, что при каждом общении с покупателем следует проводить анализ того, с кем вы общаетесь. Это поможет вам правильно выбирать прием общения, который в свою очередь приведет к удачной продаже.

Стратегия выматывания

Допустим, вы хотите провести свои условия в переговорах. Причем условия для других недостаточно приемлемые. Тогда надо построить переговоры таким образом, чтобы действительно вымотать противника. Заставить его дергаться, притупить его внимание, утомить. И на фоне физиологической и психологической усталости он, может быть, согласится с вашими условиями.