Поглотители времени

Поглотители времени - процессы неэффективного использования времени, в которых человек принимает активное или пассивное участие.

Вот примерный список поглотителей времени, расхищающих ценный строительный материал нашей жизни:

1. Нечёткая постановка цели
2. Отсутствие приоритетов в делах
3. Попытки слишком ного сделать за один раз
4. Отсутствие предстваления о предстоящих задачах
5. Плохое планирование дня
6. Заваленый письменный стол
7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы
8. Дорога
9. Недостаток мотивации
10. Телефонные звонки, отрывающие от дела
11. Поиски записей, адресов, телефонов
12. Недостаток кооперации
13. Незапланированные посетители
14. Неспособность сказать "нет"
15. Неполная или запоздалая информация
16. Отсутствие самодисциплины
17. Неумение довести дело до конца
18. Отвлечение на внешние факторы
19. Затяжные совещания, собрания
20. Недостаточная подготовка к беседам, переговорам,  встречам
21. ТелевизорЮ просмотр видео -, DVD- фильмов
22. Болтовня на частные темы
23. Излишняя комуникабельность
24. Чрезмерность деловых записей
25. Синдром откладывания
26. Желание знать все факты
27. Длительное ожидание ( очереди )
28. Спешка, нетерпение
29. Слишком редкое делегирование
30. Недостаточный контроль за делегированием
31. Нечёткая обратная связь или её отсутствие

Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный "джентельменский" набор любимых поглотителей - таких милых и безобидных до того момента. пока не подсчитаем, во что обходится их содержание.

Уважайте текущий час и сегодняшний день!

Уважайте каждую отдельную минуту, 

ибо умрет она и никогда не повторится

Я.Корчак

Почему тайм-менеджмент может оказаться бесполезным?

Наше время- невосполнимый ресурс. Вероятно, поэтому интерес к вопросам ТМ (как персональному, так и корпоративному) не только не ослабевает, но и повышается с каждым годом. Совершенствуются технологии ТМ, в повышении его эффективности задействуются системы автоматизации. И люди, и Компании активно изучают и внедряют методы ТМ в свою жизнь…

И вот что интересно: теории обучения говорят нам о том, что самый сложный период в освоении/закреплении навыка – это этап перевода навыка из состояния «знаю, как делать» в идеальное автоматическое выполнение.

Но почему же знакомые нам, подтвердившие свою эффективность и доведенные до автоматизма инструменты ТМ (разделение задач по типам; их привязка к ценностям; планирование, анализ и т.п.) иногда дают сбой? Почему успешный и организованный человек перестает использовать столь полезные навыки?

На мой взгляд, одна из причин сформулирована еще К.Марксом: «Бытие определяет сознание». И в подтверждение – реальная история из жизни.
На тренинге для управленцев, где я присутствовала, участники делились друг с другом своими успешными способами «утренней побудки». Рассказывали, что они делают и как себя мотивируют, чтобы проснуться, встать и начать выполнять необходимые действия. Выяснилось, например, что большинство участников не дружат с будильником и, несмотря на его призывы, не просыпаются вовремя. Кто-то вставал «когда выспался» и проблем с мотивацией не возникало.

Но был один из участников (на тот момент – Руководитель Департамента крупной Компании) который вставал около 5 часов утра ПО ПЕРВОМУ ЗВОНКУ будильника и делал это С РАДОСТЬЮ! И алгоритм его был таков: «Я с вечера планирую свои задачи на следующий день. У меня всегда есть очень интересные/сложные/важные задачи. И я продумываю план, как именно я их могу и буду решать. И поэтому звонок будильника для меня – это как выстрел стартового пистолета. Я встаю с первым его звонком с радостью, предвкушением интересной работы и желанием победы». Человек был очень яркий, сильный. Благодаря своему профессионализму, нацеленности на результат, потрясающим самоорганизации и работоспособности, уже на тот момент был очень результативен и, похоже, счастлив.

…Прошло около трех лет, когда мы встретились с этим человеком на конференции. Он был все таким же активным, целеустремленным и с массой интересных планов в голове.. На тот момент он уже более двух лет работал в другой, более крупной и известной Компании, и занимал должность функционального Директора. Я порадовалась его успеху и поинтересовалась его новой работой. Он увлеченно рассказывал мне о новых идеях, перспективах и задачах. И вдруг глаза его потухли, и он сказал «А знаешь, я уже не встаю по первому сигналу будильника. И даже не по второму… В лучшем случае – по четвертому-пятому… А ведь, как и раньше, задачи сложные/интересные/важные. Планирую их решение с вечера. И будильник завожу на 5 утра с желанием быстрее начать их решать, но не могу поднять себя…...». И мне было удивительно, что можно уметь, хотеть, но не делать. Генезис этих изменений стал понятен в ходе разговора. Оказалось, что в Компании, где он работает, на уровне корпоративного Устава и регламентов закреплена важность и порядок/сроки принятия решений, выполнения действий. Но на деле (особенно на уровне высшего руководства) решения НИКОГДА не принимаются оперативно и в оговоренные сроки. Независимо от того, какой важности решение и на сколько хорошо оно подготовлено, руководители до последнего откладывают момент его принятия. Решения принимались ТОРами не ранее, чем после 4-5-го совещания на эту тему (не зависимо от качества первоначально предоставленной информации по вопросу). Чем серьезнее был вопрос, требующий решения, тем становились длиннее совещания (хотя первоначально предоставленная информация практически не дополнялась и не изменялась). И на столько эта корпоративная практика оттягивания принятия решений «въелась» в сознание людей, что даже мой знакомый - мотивированный на результат/активный/владеющий ТМ человек,- оказался подвержен ее разрушительному влиянию. Он по-прежнему результативен, но мог бы быть более эффективен….

Очевидно, что персональный ТМ, идущий в разрез с корпоративными традициями управления временем, рано или поздно подстраивается, трансформируется и приобретает другие, не всегда более эффективные формы. И оптимально распорядиться нашим временем мы можем, не только грамотно простроив свой персональный ТМ, но и обеспечив соблюдение единых принципов ТМ на всех уровнях Компании.

Генеральный директор кадрового агентства CVGroup Татьяна Кацман

Слоны

"Слоны" - крупные, сложные, требующие больших усилий задачи, часто неприятные и не имеющие жесткого срока исполнения.
"Слонами" могут быть самые разнообразные задачи, стоящие перед нами, например:

• написать диссертацию;
• сделать ремонт в квартире
• изучить иностранный язык
• разобрать бизнес-план развития предприятия на ближайшие пять лет
• улучшить свою физическую форму
• укрепить здоровье
• написать книгу
• написать статью

Самая большая проблема, с которой мы сталкиваемся, пытаясь решить такую задачу - привычка глобализировать, укрупнять проблемы.

Планирование в тайм-менеджменте - способность решить задачу без затрат, лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное

А.Камю

Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, тогда ни один ветер не будет для меня попутным

Сенека

Управление временем - управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределения ресурсов.

Тайм-менеджмент: 5 «золотых талантов» успешного человека (Часть I)

Много ли нужно знать и уметь человеку, который стремится стать успешным? Казалось бы — очень, но на самом деле, все не так уж и страшно. Оказывается, есть 5 основных навыков, которые «приближают» к успешности. Какие? Об этом и пойдет речь в данной статье.

К навыкам (умениям), которыми обязательно нужно овладеть человеку, который желает чего-то добиться, относят:
умение сосредоточиться;
умение составлять планы для достижения целей;
способность к самоорганизации;
умение действовать;
способность к обучению.

Остановимся на них подробнее.

1. Умение сосредоточиться

Умеете концентрироваться даже в незнакомой обстановке? Не теряетесь в трудных ситуациях? Способны быстро принимать решения? Умеете расставлять приоритеты? Значит, вас можно поздравить — вы обладаете крайне полезным навыком — умением сосредоточиться.

Умение сосредоточиться можно назвать основой правильной организации времени. Ведь добиться максимальной продуктивности может лишь тот, кто способен сосредоточиться на главном, не отвлекаясь на малое и незначительное.

Но как же приучить себя заниматься тем, что действительно важно, а не тем, что кажется важным или тем, что хочется? Есть 3 хороших способа.

Письменная фиксация. Держать все в голове нереально: что-то важное либо забудется, либо отступит на второй план. Чтобы не забивать голову зря, надежнее всего фиксировать свои мысли на бумаге либо в электронном органайзере. Такой подход поможет не переживать обо всем сразу и полностью сконцентрироваться на том, что важно в данный момент. Еще бы! Ведь теперь вы будете уверены, что ни одно дело не «потеряется», а значит, сможете не разрываться на несколько дел, а заниматься одним, что гораздо эффективней.

Внимание! Если вы гораздо лучше воспринимаете информацию ушами, а не глазами, то можно не записывать свои мысли, а наговаривать их на диктофон. К тому же, сегодня существует немало программ, которые автоматически преобразуют звуковые сигналы в текст.

Анализ времени. Думаете, что все 8 часов рабочего времени вы тратите именно на работу? Вряд ли. Произведите расчет своего времени и подумайте, каким образом стоит подкорректировать рабочий день. Для этого целую неделю записывайте все, чем вы занимались в течение каждого дня. Заметьте, записи стоит делать не в конце дня, а по ходу действия: сменили занятие — зафиксируйте. Записывать стоит не только дела, которые принесли хоть какой-то результат (телефонные звонки, составление писем и отчетов, чтение литературы или выполнение любых других задач), но и все остальные — мечтания, фантазии, сон, общение.

По прошествии 7 дней подведите итоги: сколько времени вы потратили на общение, сколько на сон, сколько на проведение встреч, сколько на работу по проекту, сколько забрали вредные привычки и сколько ушло на просмотр развлекательных программ или игру на компьютере и т. д. Проанализируйте полученный результат и подсчитайте, сколько времени было потрачено впустую и сколько, потрачено с пользой. Подсчитайте, сколько стоит 1 минута вашего времени. Наконец, зная, сколько денег вы теряете, занимаясь не тем, чем нужно, подумайте, от каких занятий стоит вообще отказаться.

Расстановка приоритетов. Зная приоритеты, жить и работать становиться гораздо легче. Не понимая, что важно лично для вас, вы превращаете свою жизнь в ежедневную борьбу.

Есть очень хороший способ определения приоритетов. Называется — «написание истории по заданному сценарию». Вам требуется написать 4 истории о своей жизни, опираясь на 4 заданных сценария.

1-й сценарий. Что я делаю лучше всех? Что мне нравится в этом занятии? Почему именно это занятие я выполняю отлично?

2-й сценарий. Какое достижение оставило в душе глубокое чувство удовлетворения собой и проделанной работой? (Это совсем не обязательно должно быть достижение последних лет, это может достижение любого возрастного периода).

3-й сценарий. Как вы думаете, без каких приоритетов не обойтись? Какие приоритеты достойны уважения?

4-й сценарий. Представьте, что у вас неограниченное количество времени, и деньги больше не имеют для вас значения. Чем бы вы начали заниматься при таких обстоятельствах?

Выпишите на листок приоритеты, о которых вы упоминали в написанных вами историях. Возьмите готовый список приоритетов (таких много в сети) и выберите 10 наиболее близких вам. Добавьте их к приоритетам, взятым из историй. Теперь сократите весь список вначале до 10 приоритетов, а затем постарайтесь уменьшить его хотя бы до 6. Эти 6 приоритетов и положите на самое видное место — они ваши.

Создание собственного видения жизни. Как бы вам хотелось прожить свою жизнь? Что вас вдохновляет? Что заставляет трудиться лучше и лучше? Чем вы способны заработать себе на жизнь? Если более половины ваших ответов не совпадают с тем, чем вы сейчас занимаетесь, значит, следует пересмотреть свою жизнь.

Создать видение можно одним из 2-х способов: письменным или художественным. Письменное определение видения — это конкретизация приоритетов («если я живу в соответствии с выбранным мною приоритетом, то я поступаю следующим образом ....» ). Художественное видение — это выражение вашего видения посредством искусства (музыки, поэзии, рисования и т. д.)

Помните, видение — это не задача, которую можно выполнить и вычеркнуть из списка. Это ваше представление о жизни и жизненных целях.

2. Умение планировать

Планирование — ключевой фактор достижения целей. Даже если вам кажется, что оно не помогает, что вы и так знаете, что нужно сделать или, что у вас на составление планов нет времени — это не так. Во-первых, времени планирование занимает совсем немного, во-вторых, помогает не только ни о чем не забыть, но и упорядочить мысли. И, в-третьих, позволяет сосредотачиваться на наиболее важных вещах.

Использовать шаблонную систему планирования совсем не обязательно. Более того, гораздо эффективней, будет разработать собственную и пользоваться именно ею. Записывать планы можно как в обычных блокнотах и ежедневниках, так и в электронных органайзерах или КПК.

Прежде, чем приступить к планированию, нужно верно определить жизненные цели. Делать это нужно с учетом выбранных ранее приоритетов. Планировать можно как наперед, так и в обратном направлении. При планировании максимальное внимание стоит уделять наиболее важным делам.

О трёх оставшихся умениях успешно человека мы расскажем во второй части статьи. А пока что, определяйте свои приоритеты и на их основании разрабатывайте жизненные цели. Удачи!

Взято с http://timestep.ru

Идеальная система тайм-менеджмента

Темп современной жизни не позволяет расслабиться, требуя от нас с каждым днем всё больше. Мы начинаем опаздывать, паниковать и искать панацею, способную мгновенно решить все проблемы. Обращаясь к тайм-менеджменту и начиная внедрять его приемы на практике, мы ожидаем быстрых и волшебных результатов. Если таковые не появляются, обвиняем систему в несостоятельности и бросаемся искать другую.

Но существует ли идеальная методика тайм-менеджмента, подходящая всем: и менеджерам среднего звена, и руководителям крупных корпораций, и молодым мамам, и студентам, и фрилансерам?

Современных систем управления временем достаточно много. Стивен Кови, международный бизнес-тренер и автор нескольких трудов по лайф-менеджменту, разделил все методики тайм-менеджмента на 4 поколения:
Первое сконцентрировано на составлении перечней и памяток;
Второе — на составлении планов и подготовке к их реализации;
Третье — на составлении планов, расстановке акцентов и контроле их выполнения.
Четвертое — основано на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

По мнению Стивена Кови, первые три методики давно не актуальны, хотя, как показывает практика, они все еще активно используются.

Практически все системы тайм-менеджмента имеют ряд «подводных камней», о которых не всегда вспоминают авторы учебников по управлению временем. Вот некоторые из таких «камней».


О планах и органайзерах

Многие пособия по тайм-менеджменту акцентируют внимание читателей на том, как грамотно записать свои планы в органайзер, а также дают советы, как правильно выбрать идеальный органайзер. Однако если тщательно записанные планы остаются только в записной книжке, то вряд ли такой способ «управления» временем решит ваши проблемы. Ведь важно не красиво записать, а грамотно реализовать. Если вы планируете больше, чем можете сделать, ни одна самая совершенная система тайм-менеджмента вам не поможет.

Кроме этого, книги по тайм-менеджменту часто рассказывают, как сэкономить время, систематизировав вещи на рабочем столе, папки в компьютере и др. Порядок в вещах, безусловно, важен. Но и это не должно становится во главу угла.

Основная задача в тайм-менеджменте – не упорядочивание всей информации и не перечисление всех возможных дел, а поиск наиболее рационального способа реализации своих дел с учетом их приоритетов.


Навыки: полезные и бесполезные

Некоторые издания советуют сосредоточиться на обучении полезным навыкам, помогающим экономить время. Конечно, навык быстрого чтения, знание иностранных языков и умение печатать вслепую десятипальцевым методом могут стать явными преимуществами. Но нужно помнить, что получение дополнительных знаний и умений отнимает немало сил и времени.

Прежде чем приступить к освоению того или иного навыка, подумайте, действительно ли вложение сил, средств и времени в освоение нового навыка будет оправдано последующей экономией времени? Александр Горбачев, автор книги «24 + 2. Время руководителя», дает в своей книге хорошие советы, как определить, нужен ли вам тот или иной навык.


Коррекция планов

Многие системы тайм-менеджмента основаны на том, что для управления своими делами и временем необходимо первоначально сформулировать краткосрочные и долгосрочные цели. На основе поставленных целей планируются промежуточные задачи.

В современной действительности зачастую попытки от начала до конца (т. е. из настоящего в будущее) запланировать пошаговое движение к цели часто заканчиваются тем, что мир успевает измениться раньше, чем цель будет достигнута. Поэтому очень важно время от времени пересматривать свои планы. Мир постоянно движется вперед, и для того, чтобы не оказаться в отстающих, необходимо уметь подстраиваться под меняющуюся ситуацию.

Не бойтесь вносить в ранее составленные планы коррективы, если это необходимо.


Тотальный контроль
Методы тайм-менеджмента применяются не только для управления личным временем. Современные компании озабочены проблемой экономии времени не меньше. Руководители предприятий пытаются найти идеальный способ повышения продуктивности труда и порою в поисках «идеала» перегибают палку, постоянно контролируя сотрудников посредством камер видеонаблюдения или заставляя подтверждать свое присутствие на рабочем месте каждые полчаса.

Вряд ли такие способы смогут сильно повысить эффективность использования рабочего дня. Постоянное присутствие сотрудника на рабочем месте не гарантирует его ударной работы. Тогда как, например, во время перерыва в «курилке» в голову может прийти новый неординарный способ решения какой-либо рабочей проблемы.

Правильный тайм-менеджмент основан на правильном перераспределении времени, а не на тотальном контроле.


Вывод

Идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления временем — грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента.

Применение на практике только одной методики не поможет добиться грандиозных результатов. Различные современные системы тайм-менеджмента – это конструктор, собирая части которого, каждый человек может значительно повысить свою эффективность. Спустя некоторое время процесс необходимо повторять, поскольку ситуация вокруг нас постоянно меняется.

Грамотное использование одновременно нескольких методов тайм-менеджмента поможет вам значительно приблизиться к достижению намеченных целей.


Вместо заключения

Окунаясь с головой в тонкости управления временем, в составление планов и их воплощение, не забывайте время от времени задумываться, довольны ли вы своей жизнью, продвигаетесь ли вы к исполнению тех целей, которые для вас действительно значимы. Тайм-менеджмент – отличный инструмент, помогающий достигать целей. Но проверить, ваши ли это цели или они навязаны извне, можете только вы. Глупо тратить свое время на реализацию чьих-то чужих целей, не так ли?

Взято с http://timestep.ru